spísané v súlade s článkom 13 a 14 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č.2016/679 z 27. apríla2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej aj ako „nariadenie“)a v súlade s §5 písm. o) zákona č. 18/2018 Z. z.o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej aj ako „Zákon OOU“)
Vážený klient,
Ubytovacie zariadenie : Apartmány značky Flexi Home
Prevádzkovateľ: Flexi Tower s. r. o., so sídlom Národná trieda 210/60 040 01 Košice IČO: 53029232
kontakt: e-mail: info@flexihome.sk, tel.: +421 915 874
webstránka: https://flexihome.sk
(ďalej len ako „prevádzkovateľ“ alebo „my“)si kladieme za úlohu chrániť osobné údaje všetkých našich klientov v súlade Nariadením a Zákonom OOU. Pri prevádzkovaní našej činnosti uzatvárame so svojimi zákazníkmi Zmluvu o ubytovaní v súlade s ustanovením §754 a nasl.zákona č. 40/1964 Zb. Občianskeho zákonníka.
Prevádzkovateľom je právnická osoba, ktorá je zodpovedná za ochranu a spracúvanie osobných údajov či už v papierovej alebo elektronickej podobe. My sme v súlade s článkom 4 bodom 7. Nariadenia a v súlade s §5 písm. o) Zákona OOU prevádzkovateľom Vašich osobných údajov. Ako prevádzkovateľ sme prijali príslušné technické, organizačné a personálne bezpečnostné opatrenia v súlade s nariadením a Zákonom OOU vrátane iných príslušných právnych predpisov Slovenskej republiky vzťahujúcimi sa na ochranu osobných údajov. Cieľom prijatia týchto opatrení je zabezpečiť ochranu osobných údajov našich zákazníkov predne zákonnými formami spracúvania ich osobných údajov.
Pravidlá ochrany osobných údajov (ďalej len „Pravidlá“) upravujú právne vzťahy Prevádzkovateľa pri spracovávaní osobných údajov dotknutých osôb. Tieto Pravidlá sú prístupné na našej internetovej stránke www.flexihome.sk. Tieto Pravidlá poskytujú všeobecný prehľad o tom, ako spravujeme osobné údaje počas poskytovania našich služieb.
Dotknutými osobami sú:
Primárne zásady v oblasti ochrany osobných údajov :
Spracúvame len tie osobné údaje, ktorých spracúvanie je na základe osobitných právnych predpisov potrebné na poskytnutie našich služieb a to najmä v súvislosti so zabezpečením ubytovacích služieb a s nimi súvisiacich doplnkových služieb alebo, ktoré nám chcete dobrovoľne poskytnúť na základe Vášho súhlasu.
Právne vyhlásenie obsahujúce súhlas neplnoletých osôb mladších ako osemnásť rokov nie je platné, pokiaľ nie je dohodnuté alebo následne schválené štatutárnym zástupcom týchto neplnoletých osôb.
Prevádzkovateľ nenesie zodpovednosť za správnosť údajov poskytnutých návštevníkmi webových stránok alebo hosťami.
Všetky údaje, ktoré nám poskytnete, budú uložené v elektronickej forme na našom zabezpečenom serveri alebo v listinnej forme v uzamykateľnom boxe. Vyvinieme maximálne úsilie na ochranu Vašich osobných údajov.
Článok I.
Osobné údaje, ktoré nám poskytnete sa sprístupnia len tým osobám, ktoré sú na to poverené a/alebo poučené, akým spôsobom majú v mene prevádzkovateľa spracúvať Vaše osobné údaje.
Prístup k Vašim údajom budú mať nasledovné subjekty:
1.Príjemcovia : Vaše osobné údaje môžu byť poskytnuté resp. sprístupnené príjemcom, ktorí majú postavenie samostatných prevádzkovateľov a ktorým sme Vaše osobné údaje oprávnení poskytnúť resp.sprístupniť na základe všeobecne záväzných predpisov. Ide najmä o subjekty:
2.Tretie osoby : Vaše osobné údaje môžu byť poskytnuté resp. sprístupnené tretím osobám, ktorí majú postavenie samostatných prevádzkovateľov a majú prístup k Vašim osobným údajom a na základe osobitne uzatvorenej zmluvy sú viazaní mlčanlivosťou. Ide najmä o subjekty:
- správca webstránky
-držiteľ domény a správca hostingu
-marketingova agentúra
-mentoringová spoločnosť
3.Sprostredkovatelia : Na účely uvedené v týchto Pravidlách môžeme poveriť spracúvaním Vašich osobných údajov sprostredkovateľov, ktorí sú oprávnení spracúvať osobné údaje v našom mene a sú povinní riadiť sa našimi pokynmi. V súlade s nariadením nie je na takéto poverenie potrebný Váš súhlas. Sprostredkovateľom je každá osoba, ktorá má s nami uzatvorenú osobitnú zmluvu o spracúvaní osobných údajov. Našimi sprostredkovateľmi sú :
4.Vaše osobné údaje neposkytneme sprostredkovateľom alebo iným príjemcom, ktorí nie sú oprávnení ich spracúvať.
Dávame vám na vedomie, že sme povinní na základe zákona č. 253/1998Z. z. o hlásení pobytu obyvateľov a o registri obyvateľov Slovenskej republiky v znení neskorších predpisov viesť knihu ubytovaných, ktorá obsahuje údaje o mene a priezvisku ubytovaného, číslo jeho občianskeho preukazu alebo cestovného dokladu, adresu trvalého pobytu a dobu ubytovania a pri cudzincovi aj dátum narodenia a jeho štátnu príslušnosť, pričom sme tieto osobné údaje povinní poskytnúť ďalším tretím stranám – štátnym orgánom Slovenskej republiky, ktoré v rozsahu ustanovenom osobitnými predpismi plnia úlohy na úseku ochrany ústavného zriadenia, vnútorného poriadku a bezpečnosti štátu alebo obrany štátu, a to najmä Policajnému zboru Slovenskej republiky, Slovenskej informačnej službe.
Článok II.
Spravovanie údajov
Vaše osobné údaje získavame nasledovnými spôsobmi:
Spravovanie všetkých údajov týkajúcich sa Vás ako dotknutej osoby a poskytovanie služieb sú založené na právnom základe za účelom uzatvorenia a plnenia Zmluvy o ubytovaní, za účelom plnenia zákonných povinností alebo na dobrovoľnom súhlase za účelom toho, aby sa prostredníctvom takéto spravovania údajov poskytovali služby a/alebo udržiavali kontakty. Prevádzkovateľ musí uchovávať osobné údaje popísané v tomto článku (okrem výnimiek definovaných v jednotlivých odsekoch) počas obdobia určeného v ustanoveniach príslušných daňových a účtovných zákonoch a po tomto období ich musí vymazať. V prípade, ak nedôjde k potvrdeniu Vašej rezervácie, alebo ak bude Vaša rezervácia zrušená pred poskytnutím akejkoľvek platby, budú Vaše osobné údaje bezodkladne vymazané, ak nebude potrebné uchovať Vaše osobné údaje na účel oprávnených záujmov prevádzkovateľa (napr. preukázanie skutočnosti o uplatnení práv dotknutej osoby, alebo na preukázanie splnenia iných zákonných povinností).
V prípade on-line rezervácie prostredníctvom našej webovej stránky spracúvame Vaše osobné údaje v rozsahu:
V prípade e-mailovej alebo telefonickej rezervácie spracúvame Vaše osobné údaje v rozsahu najmä:
V prípade osobnej rezervácie a pri realizácii ubytovania spracúvame Vaše osobné údaje v rozsahu najmä:
Ak ide o občanov z tretích krajín, zákon vyžaduje spravovanie nasledujúcich údajov:
Občania z tretích krajín: všetky osoby, ktoré nie sú občanmi členského štátu Európskeho hospodárskeho priestoru, vrátane vysídlených osôb.
Členskými štátmi Európskeho hospodárskeho priestoru sú:
Poskytnutie požadovaných údajov zo strany Hosťa ako dotknutej osoby je podmienkou pre využívanie hotelových služieb. Právnym základom na spracúvanie vyššie uvedených osobných údajov je článok 6ods. 1 písm. b) Nariadenia a ustanovenie §13 ods. 1 písm. b)Zákona o ochrane osobných údajov, teda spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie Zmluvy o ubytovaní uzatvorenej medzi Prevádzkovateľom a Hosťom a na vykonanie opatrení pred uzatvorením tejto zmluvy aj bez Vášho osobitne udeleného súhlasu.
Spracúvanie osobných údajov na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy: Vaše osobné údaje spracúvame na účely Vašej zmluvy o ubytovaní, pracujeme s nimi najmä pri uskutočňovaní rezervácie, zmene alebo spravovaní Vašej zmluvy. V takom prípade sú spracúvané osobné údaje len v rozsahu, ktorý je nevyhnutný na uzatvorenie a plnenie príslušnej zmluvy. Jednoducho povedané, ide o všetky údaje, ktoré sú uvedené v online objednávke na webovej stránke prevádzkovateľa a iné údaje potrebné k rezervácii ubytovania a vystavenie prípadnej zálohovej faktúry, faktúry alebo iného daňového dokladu, uskutočnené na návrh dotknutej osoby. V takom prípade sú spracúvané osobné údaje len v rozsahu, ktorý je nevyhnutný na uzatvorenie a plnenie príslušnej zmluvy.
2.1 .Zasielanie newsletterov - PO predchádzajúcej poskytnutej službe zo strany prevádzkovateľa
Vaše osobné údaje v rozsahu Vašej e-mailovej adresy v prípade realizovanej rezervácie spracúvame za účelom zasielania ponuky výhodných pobytov, darčekových poukážok, ktoré ponúkame svojim hosťom.
Právnym základom na spracúvanie osobných údajov je článok 6 ods. 1písm. f) Nariadenia a ustanovenie §13 ods. 1 písm. f) Zákona o ochrane osobných údajov, teda spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na účel oprávnených záujmov prevádzkovateľa (ponuka balíkov a iných služieb). Prevádzkovateľ vymaže Vašu e-mailovú adresu z odberu noviniek, ak Hosť pošle takúto požiadavku na našu e-mailovú adresu.
2.2. Zasielanie newsletterov BEZ predchádzajúcej poskytnutej služby zo strany prevádzkovateľa
Dotknuté osoby poskytnutú Prevádzkovateľovi súhlas na zasielanie elektronických noviniek na ich e-mailovú adresu, ktorú uviedli počas registrácie na objednanie si noviniek (na webovej stránke, prostredníctvom e-mailu alebo v tlačenej forme).
Právnym základom na spracúvanie osobných údajov je článok 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia a ustanovenie §13 ods. 1 písm. a) Zákona o ochrane osobných údajov, teda spracúvanie osobných údajov na základe Vášho osobitného súhlasu. Prevádzkovateľ vymaže e-mailovú adresu a užívateľské meno poskytnuté z dôvodu použitia systému hodnotenia, ak Hosť pošle takúto požiadavku na e-mailovú adresu Prevádzkovateľa.
POUČENIE:
Prevádzkovateľ je povinný uchovávať osobné údaje na osobitnom zozname, oddelene od údajov poskytnutých Prevádzkovateľovi na iné účely. Tento zoznam musí byť dostupný len oprávneným osobám Prevádzkovateľa a jeho spracovateľom údajov. Prevádzkovateľ nesmie zverejniť zoznam alebo údaje žiadnej tretej osobe a/alebo neoprávneným stranám a musí prijať všetky bezpečnostné opatrenia na zabránenie neoprávneným osobám nahliadnuť do nich.
Účelom spravovania údajov týkajúcich sa zasielania noviniek je poskytnúť ucelené, všeobecné a na klienta orientované informácie adresátom ohľadne najnovších špeciálnych ponúk Prevádzkovateľa.
Prevádzkovateľ musí spravovať osobné údaje zozbierané pre tento účel tak dlho, ako chce Prevádzkovateľ informovať subjekty údajov prostredníctvom noviniek a/alebo pokiaľ sa neodhlásia z odoberania noviniek.
Právny základ: Vaše osobné údaje využívame na výkon Vašich práv, ktoré Vám vyplývajú zo Zákona OOU. V prípade ak si uplatníte niektoré z Vašich práv špecifikovaných v týchto Pravidlách, my máme právo na presnú identifikáciu Vašej osoby. Právnym titulom k spracúvaniu Vašich osobných údajov je plnenie zákonných povinností Prevádzkovateľa v súlade s §13 ods. 1 písm. c) Zákona OOU a čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia, teda podľa Zákona OOU. V súvislosti s výkonom a realizáciou Vašich práv spracúva Prevádzkovateľ Vaše osobné údaje ďalej tiež na účely svojich oprávnených záujmov pre prípad možného vzniku sporu v súlade s §13 ods. 1 písm. f) Zákona OOU a čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia a to aj bez potreby Vášho súhlasu.
Rozsah spracúvaných osobných údajov: Pri výkone Vašich práv Prevádzkovateľ zhromažďuje a spracúva vaše osobné údaje v rozsahu – titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, adresa trvalého bydliska, doručovacia adresa (ak je iná ako adresa trvalého bydliska), e-mailová adresa, telefonický kontakt, prípadne osobné údaje dokladu totožnosti.
Právny základ: V prípade, ak nás chcete osloviť prostredníctvom kontaktného formulára zverejneného na našej webovej stránke, spracúvame Vaše osobné údaje na základe Vášho udeleného súhlasu so spracúvaním Vašich osobných údajov v súlade s §13 ods. 1 písm. a) Zákona OOU a čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia. Súhlas môžete kedykoľvek odvolať, spôsobom uvedeným v článku IX. týchto Pravidiel. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založeného na súhlase pred jeho odvolaním. V súvislosti s vybavovaním Vašej žiadosti spracúva Prevádzkovateľ osobné údaje ďalej tiež na účely svojich oprávnených záujmov pre prípad možného vzniku sporu v súlade s §13 ods. 1 písm. f) Zákona OOU a čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia.
Rozsah spracúvaných osobných údajov: Na účely realizácie spätnej väzby na základe vyplneného kontaktného formulára zhromažďujeme a spracúvame Vaše osobné údaje v rozsahu: Titul, meno, priezvisko, e-mailová adresa a osobné údaje, ktoré zadáte v texte kontaktného formulára.
Článok III.
Prenos údajov do tretích krajín
Vaše osobné údaje nebudú prenášané do tretej krajiny ani medzinárodnej organizácie.
Článok IV.
Akú dobu máme uložené vaše osobné údaje
Vaše osobné údaje uchovávame po dobu platnosti účelov na spracúvanie osobných údajov uvedených v tomto dokumente, najčastejšie po dobu trvania vašej zmluvy alebo mimozmluvných záväzkov, aby sme vám mohli poskytovať naše služby. Po ukončení platnosti týchto účelov, resp. zmluvného vzťahu a vysporiadania všetkých záväzkov plynúcich, či súvisiacich so zmluvou, uchovávame Vaše osobné údaje nevyhnutne potrebný čas, a to po dobu až 10 rokov, ktorá je vyžadovaná príslušnými právnymi predpismi na účel archivácie.
Po skončení zmluvy sa osobné údaje ďalej spracúvajú výlučne z dôvodu ochrany Prevádzkovateľa a Vašich práv a záujmov, a to na dobu nevyhnutnú k zaisteniu ich výkonu. Táto doba je primárne určená podľa premlčacích dôb stanovených zákonom (občiansky zákonník) alebo zmluvou.
Doba uchovávania osobných údajov vyplýva najmä zo zákona č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov, ako aj zákona č. 297/2008 Z. z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.
Pri nakladaní s osobnými údajmi aplikujeme princíp minimalizácie, čo znamená, že len čo uplynie doba, počas ktorej sme povinní uchovávať osobné údaje, tak vaše osobné údaje anonymizujeme z našich databáz a informačných systémov. Máme nastavené prísne vnútorné pravidlá uchovávania osobných údajov, ktoré zaisťujú, že informácie nedržíme dlhšie, než sme oprávnení alebo povinní.
Článok V.
Používanie automatizovaného spracúvania vašich osobných údajov
Radi by sme vás informovali, že v rámci poskytovania našich služieb nepoužívame tzv. profilovanie, čiže automatizované spracúvanie.
Článok VI.
POUČENIE O VAŠICH PRÁVACH PRI SPRACÚVANÍ VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV
Riadne spracúvanie vašich osobných údajov je pre nás dôležité a ich ochrana je úplnou samozrejmosťou. Pri spracúvaní osobných údajov môžete uplatniť tieto práva:
Informácie o spracúvaní Vašich osobných údajov
Obsahom informácií, ktoré sú uvedené najmä v týchto Pravidlách OOU, sú najmä totožnosť a kontaktné údaje prevádzkovateľa, účely spracúvania, právny základ spracúvania osobných údajov, kategórie dotknutých osobných údajov, oprávnené záujmy prevádzkovateľa, príjemca alebo kategórie príjemcov osobných údajov, informácie o prenose osobných údajov do tretích krajín, doba uchovávania osobných údajov, oprávnení prevádzkovatelia, výpočet Vašich práv, možnosť obrátiť sa na Úrad na ochranu osobných údajov, zdroj spracúvaných osobných údajov, informácie, či a ako dochádza k automatizovanému rozhodovaniu a profilovaniu, informáciu o práve kedykoľvek svoj súhlas odvolať, informáciu o tom, či je poskytovanie osobných údajov zákonnou požiadavkou alebo zmluvnou požiadavkou alebo požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy, a o tom, či je dotknutá osoba povinná poskytnúť osobné údaje, ako aj o možných následkoch neposkytnutia osobných údajov, pred ďalším spracúvaním osobných údajov informácie o inom účele a ďalšie relevantné informácie, ak má prevádzkovateľ v úmysle ďalej spracúvať osobné údaje na iný účel ako ten, na ktorý boli získané.
Právo na prístup k osobným údajom
Máte právo na potvrdenie, či osobné údaje sú alebo nie sú spracúvané a ak áno, máte právo na prístup k informáciám o účeloch spracúvania, kategóriách dotknutých osobných údajov, príjemcoch alebo kategóriách príjemcov, dobu uchovávania osobných údajov, informácie o Vašich právach, o práve podať sťažnosť Úradu pre ochranu osobných údajov, informácie o zdroji osobných údajov, informácie o tom, či dochádza k automatizovanému rozhodovaniu a profilovaniu, informácie a záruky v prípade prenosu osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie. Máte právo na poskytnutie kópií spracúvaných osobných údajov. Žiadosť môžete podať písomne na našu adresu alebo elektronicky na našu e-mailovú adresu.
Právo na opravu
Spracúvame Vaše neaktuálne, či nepresné osobné údaje? Zmenili ste napríklad adresu bydliska? Informujte nás prosím, a my osobné údaje opravíme. Žiadosť môžete podať písomne na našu adresu alebo elektronicky na našu e-mailovú adresu.
Právo na výmaz (právo byť zabudnutý)
V niektorých zákonom stanovených prípadoch sme povinní Vaše osobné údaje na Váš pokyn vymazať. Každá takáto žiadosť však podlieha individuálnemu vyhodnoteniu, či sú splnené podmienky, pretože napríklad môžeme mať povinnosť, či oprávnený záujem, ak prevažuje nad Vašimi záujmami, si osobné údaje máme právo ponechať. Žiadosť môžete podať písomne na našu adresu alebo elektronicky na našu e-mailovú adresu.
Právo na obmedzenie spracúvania,
Ak si prajete, aby sme Vaše osobné údaje spracúvali výhradne pre najnutnejšie zákonné dôvody, alebo osobné údaje zablokovali. Žiadosť môžete podať písomne na našu adresu alebo elektronicky na našu e-mailovú adresu.
Právo na prenosnosť údajov
Ak si prajete, aby sme poskytli Vaše osobné údaje inému prevádzkovateľovi, inej spoločnosti, odovzdáme Vaše osobné údaje v zodpovedajúcom formáte, ak nám v tom nebudú brániť žiadne zákonné ani iné významné prekážky, Vami určenému subjektu, ak je to technicky možné a ak
V prípade, ak budete požadovať prenosnosť svojich osobných údajov, je potrebné poslať Vašu žiadosť písomne na našu adresu alebo elektronicky na našu e-mailovú adresu.
Právo namietať spracúvanie osobných údajov
Ak by ste zistili alebo sa len domnievate, že spracúvanie osobných údajov vykonávame v rozpore s ochranou Vášho súkromného a osobného života alebo v rozpore s právnymi predpismi, obráťte sa prosím na nás a požiadajte nás o vysvetlenie, či odstránenie vzniknutého nevyhovujúceho stavu. Námietku môžete ďalej vzniesť aj priamo proti spracúvaniu Vašich osobných údajov, ak sa takého spracúvanie vykonáva bez vášho súhlasu na účel oprávneného záujmu prevádzkovateľa. Žiadosť môžete podať písomne na našu adresu alebo elektronicky na našu e-mailovú adresu.
Právo podať podnet alebo sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov
Môžete sa kedykoľvek obrátiť s Vašim podnetom, či sťažnosťou vo veci spracúvania osobných údajov na dozorný orgán, a to na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika, IČO: 36 064 220, tel. č.: +421/2/3231 3220, webové stránky https://dataprotection.gov.sk/uoou/
Aby sme mohli vašu žiadosť vybaviť a z dôvodu jednoznačnej identifikácie žiadateľa ako dotknutej osoby, sme oprávnení požadovať ďalšie dodatočné informácie.
Článok VII.
Kde môžete uplatniť vaše práva
Jednotlivé práva môžete uplatniť e-mailom na adresu info@flexihome.sk alebo listom zaslaným na korešpondenčnú adresu Národná trieda 210/60 040 01 Košice
Všetky oznámenia a vyjadrenia k Vami uplatneným právam poskytujeme bezplatne. Ak by však bola žiadosť zjavne nedôvodná alebo neprimeraná, najmä preto, že by sa opakovala, sme oprávnení si účtovať poplatok zohľadňujúci administratívne náklady spojené s poskytnutím požadovaných informácií vo výške 20,- EUR.
Za ako dlho môžem očakávať odpoveď
Vyjadrenie a prípadne informácie o prijatých opatreniach Vám poskytneme čo najskôr, najneskôr však do jedného mesiaca. Lehotu sme oprávnení v prípade potreby a vzhľadom na zložitosť a počet žiadostí predĺžiť o dva mesiace. O predĺžení lehoty vrátane uvedenia dôvodu Vás budeme informovať.
Článok VIII.
Prehľad vybraných právnych predpisov upravujúcich problematiku osobných údajov
Európsky rámec:
Národná legislatíva:
Článok X.
Kde nás môžete kontaktovať
Ak máte k tejto informačnej povinnosti akékoľvek otázky alebo pripomienky, neváhajte sa na nás kedykoľvek obrátiť, a to na e-mailovej adrese: info@flexihome.sk.
V Košiciach, dňa 01.01.2020
Hrdo podporované mentoringovou spoločnosťou Eggresh